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Protocollo anti-Covid

PREMESSA

Istruzioni e misure applicate per lo svolgimento dell’Evento secondo le norme vigenti incluse nei protocolli anti-COVID.
La diffusione del COVID-19 e la necessità di attuare misure per contenerne gli effetti hanno portato a una significativa riorganizzazione di ESOF2020 al fine di evitare raduni che potrebbero essere causa di alto rischio di contagio.
Innanzitutto, l’Organizzazione ha deciso di optare per la migliore tecnologia disponibile per conferenze virtuali che consentano ai relatori e al pubblico di interagire dalle loro sedi. Inoltre, ESOF2020 si rivolgerà a un sistema “ibrido” grazie al quale alcuni relatori saranno in loco e altri a casa. Il pubblico sarà sia in loco che a casa e sarà garantita l’interazione tra in loco e virtuale.
Questa scelta si tradurrà in una diminuzione dei partecipanti in loco nella sede di Porto Vecchio: secondo un sondaggio 70/80 sessioni dovrebbero essere virtuali sulle 160 proposte. Le sessioni virtuali saranno disponibili completamente digitali e 40/50 dovrebbero essere ibride, il che significa che il pubblico sarà principalmente da casa e un numero ridotto di partecipanti sarà sul posto.
Questa misura organizzativa consente di considerare fino a un massimo di 1000 persone in sede durante le date del congresso (invece di 4500 partecipanti come precedentemente previsto).
Inoltre, è stata realizzata un’ulteriore riorganizzazione degli spazi dedicati alla mostra “Expo of Science” all’interno del Science in the City Festival, che avrà sede nei Magazzini 27 e 28. La riorganizzazione degli eventi si traduce nell’esclusivo uso dei padiglioni del Trieste Convention Center (TCC). Ciò significa che non ci saranno mostre né altro negli spazi aperti intorno a questi edifici, che saranno così utilizzati come aree pedonali. Le aree esterne non saranno utilizzate per l’esposizione in quanto i servizi F&B saranno ubicati in un’area dedicata nel Magazzino 27, che sarà adeguatamente attrezzata.
L’Auditorium per le sessioni plenarie del Magazzino 28, che potrebbe ospitare un massimo di 1850 partecipanti, sarà invece attrezzato in modo da ospitare un massimo di 400 partecipanti, rispettando le distanze dei posti come da normativa vigente.
Inoltre, la capacità delle altre sale riunioni dei Magazzini 27 e 28 per sessioni “ibride” (partecipanti in loco e sessioni virtuali simultanee) sarà ridotta secondo le regole vigenti.
L’allegato mostra i punti di accesso dove saranno localizzate le “Stazioni COVID”. Lì verrà misurata la temperatura corporea, il personale incaricato verificherà se i partecipanti indossano la loro maschera (in caso contrario, sarà fornita), igienizzeranno le loro mani e ci saranno controlli di accesso.

I partecipanti in loco saranno suddivisi in due categorie:

  • Delegati che prendono parte alle sessioni del programma scientifico di ESOF2020 in diverse sale riunioni. La registrazione sarà online e riceveranno un badge specifico;
  • I visitatori delle mostre del Science in the City Festival prenoteranno il loro ingresso online e avranno la possibilità di visitare l’area espositiva una volta che lo staff lo consentirà, secondo il numero limitato e consentito di persone.

Nelle sale riunioni così come nelle aree espositive ci sarà un percorso a senso unico. La mappa allegata mostra il percorso dei due padiglioni (Magazzino 27 e 28). I due padiglioni sono collegati da un ponte, quindi è consentito un massimo di 800 persone. Il personale sarà incaricato di controllare gli accessi (contandoli) e di impedire alle persone di radunarsi.
Nelle sale riunioni è prevista la ventilazione alla fine di ogni seduta; per la sanificazione delle sale riunioni e delle aree comuni, invece, verranno applicate le norme dell’Autorità Sanitaria con prodotti e periodicità da comunicare agli addetti alle pulizie.
Nonostante la prevista riduzione dell’area congressuale complessiva nonché del numero dei partecipanti, verrà incrementato il personale addetto alla sicurezza per monitorare i flussi e le misure da attuare.

MISURE PER PREVENIRE COVID SPECIFICHE PER I PARTECIPANTI

  • I visitatori devono registrarsi sul portale online (disponibile qui) perché ogni partecipante accederà solo esibendo il conferma della registrazione. Tutti gli accessi verranno tracciati in modo da mantenere l’elenco completo per almeno 14 giorni.
  • La registrazione in loco è vivamente sconsigliata per evitare code o raduni ai banchi della Segreteria Organizzativa e anche per consentire all’Organizzazione di gestire al meglio gli accessi in base al numero di partecipanti già registrati.
  • La distribuzione in loco dei materiali è ridotta il più possibile, comprese le borse del congresso, i libri del programma e il materiale promozionale.
  • Il programma dell’evento e ogni altra informazione utile per i partecipanti sarà disponibile sull’APP scaricabile gratuitamente su iOS e Android.
  • Ogni accesso sarà anche un punto di controllo anti-COVID dove verrà misurata la temperatura corporea e il personale verificherà se i partecipanti indossano i DPI obbligatori. Ogni partecipante indosserà così la propria maschera.

La Segreteria Organizzativa collocherà in ogni area della sede del congresso uno o più distributori automatici di disinfettante per le mani e i visitatori saranno fortemente incoraggiati ad utilizzarli.

  • I visitatori sono invitati a seguire il percorso obbligatorio che collega i due padiglioni dell’area congressuale, seguendo la segnaletica che sarà opportunamente collocata nei padiglioni.
  • Nell’area congressuale saranno presenti anche un bar e due aree espositive dove si dovrà sempre mantenere il distanziamento sociale secondo protocollo anti-COVID.

Rif. Linee Guida per la riapertura delle Attività Economiche, Manifatturiere e Ricreative 20/83/CR01/COV19 della Conferenza Stato-Regione Italiana.